Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Sanmaya Oy käsittelee asiakkaidensa, verkkokurssien käyttäjien, uutiskirjeen tilaajien ja verkkosivuston kävijöiden henkilötietoja.

Laadittu 1.8.2020.
Viimeisin päivitys 7.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Sanmaya Oy
Piirintie 7C, 60200 Seinäjoki
Y-tunnus: 2898239-2
Sähköposti: info@sanmaya.fi

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Mia Ulvila
Sähköposti: info@sanmaya.fi

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Tilausten ja palvelujen toteuttaminen
Käsittelemme tietoja ostosten, ilmoittautumisten, maksujen, kurssitunnusten ja käyttöoikeuksien hoitamiseen sekä tilaukseen liittyvään asiakaspalveluun ja viestintään. Käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon tai asiakkaan pyytämiin toimenpiteisiin ennen sopimuksen tekemistä.

Laskutus ja kirjanpito
Käsittelemme tietoja laskutukseen, kirjanpitoon ja muiden lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseen. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Uutiskirjeet ja sähköpostimarkkinointi
Käsittely perustuu antamaasi suostumukseen. Voimme lisäksi lähettää olemassa oleville asiakkaille markkinointia omista vastaavista tuotteistamme ja palveluistamme lain sallimissa tilanteissa. Tällöin henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää asiakassuhdetta, ja markkinoinnin kieltäminen on mahdollista sekä yhteystietoa kerättäessä että jokaisessa markkinointiviestissä.

Palvelujen turvallisuus ja kehittäminen
Käsittelemme tarpeellisia tietoja tietoturvan varmistamiseen, väärinkäytösten ehkäisemiseen, asiakaspalautteiden käsittelyyn ja palvelujen toimivuuden parantamiseen. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää turvallisia ja toimivia palveluja. Arvioimme samalla käsittelyn vaikutukset asiakkaiden oikeuksiin ja yksityisyyteen.

Tilauksen toteuttamiseen tarvittavien tietojen antaminen on edellytys ostoksen toimittamiselle ja kurssin käyttöoikeuden avaamiselle. Markkinointisuostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme käyttämästäsi palvelusta riippuen seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja laskutusosoite

• yritysasiakkaan yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilön tiedot

• tilaukset, ostetut tuotteet ja palvelut sekä maksu- ja laskutustiedot

• kurssialustan käyttäjätiliin ja kurssien käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot

• asiakaspalveluun liittyvät yhteydenotot, viestit ja palautteet

• markkinointisuostumukset ja -kiellot

• verkkopalvelujen toiminnassa syntyvät tarpeelliset tekniset tiedot, kuten IP-osoite sekä selain-, laite- ja lokitiedot.

Keräämme vain kyseisen palvelun ja käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.

5. Tietojen lähteet

Saamme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi esimerkiksi:

• WooCommerce-verkkokaupassa tehdyn tilauksen yhteydessä

• Kajabi-alustalla tehdyn ilmoittautumisen tai lomakkeen kautta

• uutiskirjeen tai ilmaisen materiaalin tilaamisen yhteydessä

• sähköpostitse, puhelimitse tai muun yhteydenoton yhteydessä

• tapahtumaan, koulutukseen tai valmennukseen ilmoittautuessasi.

Tietoja syntyy myös käyttäessäsi verkkokauppaa ja kurssialustaa. Maksupalveluntarjoajalta saamme tilauksen hoitamiseen tarvittavat maksun tila- ja tapahtumatiedot.

6. Palveluntarjoajat ja tietojen luovuttaminen

Emme myy henkilötietojasi emmekä luovuta niitä muiden yritysten omaan suoramarkkinointiin.

Tietoja käsitellään kuitenkin palvelujen toteuttamiseen tarvittavissa järjestelmissä:

Kajabi
Käytämme Kajabia verkkokurssien toimittamiseen, käyttäjätilien ja käyttöoikeuksien hallintaan, lomakkeisiin sekä sähköpostiviestintään. Kajabi käsittelee näihin palveluihin tarvittavia henkilötietoja puolestamme.

Paytrail Oyj
Verkkokaupan maksut välitetään Paytrailin kautta. Paytrail käsittelee maksamisen toteuttamiseen tarvittavia tietoja. Paytrail toimii osassa käsittelyä Sanmayan henkilötietojen käsittelijänä ja osassa itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Lisätietoja: Paytrailin tietosuojaselosteet.

Verkkokaupan ylläpito ja taloushallinto
Verkkokaupan tekniset palveluntarjoajat, ylläpitokumppanit ja taloushallinnon palveluntarjoajat voivat käsitellä tehtäviensä kannalta tarpeellisia tietoja. WooCommerce on verkkokaupassamme käytettävä ohjelmisto.

Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja puolestamme, sovimme käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tietoihin pääsy rajataan tehtävien edellyttämään laajuuteen.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

7. Tietojen käsittely EU ja ETA ulkopuolella

Kajabi on yhdysvaltalainen palveluntarjoaja. Sen käyttäminen voi tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä tai niihin pääsyä EU ja ETA ulkopuolella, myös Yhdysvalloissa.

Kajabin tietojenkäsittelysopimukseen sisältyvät Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet soveltuvia kansainvälisiä henkilötietojen siirtoja varten. Siirroissa käytetään lain edellyttämiä suojatoimia.

Lisätietoja: Kajabin tietojenkäsittelysopimus.

Voit pyytää lisätietoja siirtojen suojatoimista ja jäljennöksen sovellettavista suojatoimista osoitteesta info@sanmaya.fi.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus, lakisääteiset velvollisuudet tai oikeusvaateiden käsittely edellyttävät.

Kurssitili ja käyttöoikeudet
Säilytämme kurssin käyttöoikeuden toteuttamiseen tarvittavat käyttäjä- ja ostotiedot niin kauan kuin käyttöoikeus on voimassa. Aikarajaton käyttöoikeus voi edellyttää näiden tietojen pitkäaikaista säilyttämistä. Markkinoinnin kieltäminen ei poista ostamasi kurssin käyttöoikeutta.

Asiakaspalvelu ja yhteydenotot
Säilytämme yhteydenottoihin liittyviä tietoja asian hoitamisen ajan sekä sen jälkeen vain siltä osin kuin niitä tarvitaan sovittujen asioiden, velvoitteiden tai mahdollisten vaatimusten selvittämiseen. Poistamme tarpeettomat tiedot.

Markkinointi
Säilytämme markkinointiin tarvittavat tiedot niin kauan kuin suostumus tai muu lainmukainen käsittelyperuste on voimassa. Markkinointikiellon jälkeen voimme säilyttää tarpeelliset tiedot kiellon noudattamiseen sekä aiemmin annetun suostumuksen osoittamiseen.

Kirjanpito
Kirjanpidon tositteita ja liiketapahtumiin liittyvää kirjeenvaihtoa säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöksiä ja muuta laissa määriteltyä kirjanpitoaineistoa säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Tekniset tiedot
Teknisiä tietoja säilytetään vain palvelun toiminnan, tietoturvan ja mahdollisten häiriöiden selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan.

9. Evästeet

Verkkokauppa ja kurssialusta käyttävät palvelujen toimintaan tarvittavia evästeitä ja vastaavia teknologioita esimerkiksi kirjautumiseen ja ostoskorin ylläpitämiseen.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta, kun ne ovat tarpeen käyttäjän nimenomaisesti pyytämän palvelun tarjoamiseksi.

Muihin kuin välttämättömiin evästeisiin ja vastaaviin teknologioihin pyydetään suostumus ennen niiden käyttöä. Niiden käyttötarkoituksista, tarjoajista ja voimassaoloajoista kerrotaan evästeiden suostumusvalintojen yhteydessä.

Voit peruuttaa ei-välttämättömiin evästeisiin antamasi suostumuksen evästeasetuksista. Selaimen asetuksista voit lisäksi poistaa tai estää evästeitä. Välttämättömien evästeiden estäminen voi vaikuttaa kirjautumiseen tai ostoskorin toimintaan.

10. Sähköpostiviestintä

Tilaukseen ja kurssin käyttöön liittyvät viestit, kuten tilausvahvistukset, kirjautumisohjeet ja käyttöoikeuksia koskevat ilmoitukset, ovat palvelun toteuttamiseen liittyvää asiakasviestintää.

Voit kieltää markkinointiviestit milloin tahansa sähköpostin poistumislinkistä tai lähettämällä viestin osoitteeseen info@sanmaya.fi. Kielto ei vaikuta ostamiisi kursseihin. Voimme edelleen lähettää kurssin käyttöön liittyvät tarpeelliset ilmoitukset.

Pelkkä ostaminen tai tähän tietosuojaselosteeseen tutustuminen ei tarkoita suostumuksen antamista markkinointiin.

11. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Suojaamme tiedot käsittelyn riskejä vastaavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.

Tietoihin pääsy rajataan henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Huolehdimme järjestelmien turvallisesta käytöstä ja asianmukaisista käyttöoikeuksista yhdessä palveluntarjoajiemme kanssa.

12. Oikeutesi

Sinulla on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi

• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista

• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista

• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä

• kieltää suoramarkkinointi ja siihen liittyvä profilointi

• peruuttaa antamasi suostumus

• saada itse toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti.

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Tietoja ei voida kaikissa tilanteissa poistaa esimerkiksi lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden vuoksi.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@sanmaya.fi tai rekisterinpitäjän postiosoitteeseen. Varmistamme henkilöllisyytesi tarvittaessa kohtuullisin keinoin.

Vastaamme pyyntöön yleensä kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjen määrä tai monimutkaisuus edellyttää lisäaikaa, määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella. Ilmoitamme pidennyksestä ja sen perusteista ensimmäisen kuukauden aikana.

13. Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.

Lisätiedot ja yhteystiedot: tietosuoja.fi.

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai henkilötietojen käsittely muuttuvat. Ajantasainen seloste ja päivityspäivä ovat tällä sivulla.

Selosteen päivittäminen ei korvaa suostumusta silloin, kun uusi käsittely edellyttää sitä.